Sessiemateriaal aanleveren
Sessiemateriaal is een geüpload bestand of een bronlink die bij één Programme-sessie hoort. Upload, veiligheidscontrole, toegangsdeadline en het recht van de bezoeker zijn aparte stappen. Deze pagina is voor de spreker, de organisator en de bezoeker.
-
Bevestigde spreker of medewerker
Upload een pdf of pptx
Het bestand begint als Wacht op controle.
-
Omnia
Voer de veiligheidscontrole uit
Een schoon bestand wordt Beschikbaar; een onveilig of niet-ondersteund bestand wordt Afgewezen.
-
Organisator
Communiceer de toegangsdeadline
Zonder gecommuniceerde deadline kan niemand downloaden.
-
Bezoeker
Download met het juiste recht
Een ticket voor de dag van de sessie of, bij een workshop, een bevestigde reservering.
Elke stap wordt bij het downloaden opnieuw gecontroleerd. Een favoriet of aanwezigheid geeft geen toegang.
Voor de spreker
Alleen een bevestigde deelnemer van precies die sessie kan uploaden. De bevestiging van een andere spreker telt niet voor jou.
- Open in het sprekerportaal je sessie en kies Slides en materiaal. Na de CFP-overdracht kun je ook Open de sessiematerialen gebruiken.
- Kies een pdf- of pptx-bestand van hooguit 100 MB. Omnia bepaalt het formaat aan de hand van de inhoud, niet van de naam. Presentaties met macro’s, diavoorstellingen en sjablonen worden geweigerd.
- Controleer de status. Wacht op controle betekent dat de upload geslaagd is maar het bestand nog niet is goedgekeurd. Beschikbaar betekent dat het door de veiligheidscontrole is gekomen. Afgewezen noemt een reden: het bestand is niet door de veiligheidscontrole gekomen, is geen pdf of pptx, of is te groot.
- Los bij een afgewezen bestand de oorzaak op en upload een nieuwe versie. Vernieuw de pagina bij een onzekere uitkomst voordat je dubbel uploadt.
Sprekers uploaden en zien de status; een bestaand bestand vervangen of intrekken doet het programmateam. Staat er een vervanging in controle of is die afgewezen, dan zie je dat onder Vervanging.
Bronlinks. Bevestigde sprekers kunnen via de API links naar externe bronnen toevoegen, aanpassen en intrekken. Het sprekerportaal heeft daar nog geen scherm voor. Sprekers zien de status en versie van een link, maar niet wie hem maakte, tijdstempels of de intrekkingsgeschiedenis; programmamedewerkers zien de volledige historie.
Lever geen persoonsgegevens, geheime sleutels of interne klantbestanden in. Gebruik materiaal waarvoor je de benodigde rechten hebt.
Voor de organisator
Programmamedewerkers beheren materiaal op het tabblad Materiaal van de sessie.
- Uploaden en vervangen. Een vervanging houdt hetzelfde materiaal aan en wordt apart gecontroleerd. Het huidige bestand blijft downloadbaar tot de vervanging is goedgekeurd. Je kunt geen nieuwe vervanging sturen zolang er nog een in controle is.
- Intrekken. Geef een reden en bevestig Dit materiaal intrekken? De toegang stopt meteen; eerder gedownloade kopieën kunnen niet worden teruggehaald.
- Bronlinks. Gebruik Bronlink toevoegen, Link aanpassen en Bronlink intrekken. Toevoegingen en aanpassingen bereiken bezoekers pas bij de volgende programmapublicatie; een intrekking verbergt de link meteen. Een link opent een externe bestemming die geen ticketcontrole of veiligheidscontrole beschermt.
- Veiligheidscontrole. Vindt de controle een dreiging, dan wordt het bestand afgewezen, ook als het al beschikbaar was, en stoppen downloads meteen. Kan de scanner niet draaien, dan blijft het bestand op Wacht op controle staan en wordt het opnieuw geprobeerd; het wordt zo nooit goedgekeurd. Omnia meldt een afwijzing niet aan de uploader; informeer de spreker zelf.
De toegangsdeadline voor materiaal instellen
Open Toegang tot materiaal in Programme. De deadline is het moment waarop bezoekers geen bestanden meer kunnen downloaden en geen afgeschermde links meer zien. Bestanden, historie en toegang voor medewerkers blijven.
- Zolang er geen deadline is gecommuniceerd, kan niemand downloaden.
- De voorgestelde standaard loopt tot 14 kalenderdagen na het einde van de editie. Het is alleen een voorstel tot je Voorgestelde standaard communiceren kiest.
- Of vul een Einddatum voor toegang in met een optionele Sluitingstijd (zonder tijd duurt de toegang tot het einde van die dag) en kies Aangepaste deadline communiceren. Bevestig in het dialoogvenster.
- Wordt een bestand beschikbaar voordat er een deadline is gecommuniceerd, dan communiceert Omnia op dat moment de standaard.
- Het verschuiven van het einde van de editie verandert het voorstel, nooit een deadline die al geldt.
“Gecommuniceerd” betekent getoond in de beheerapp en op de openbare sessiepagina als Beschikbaar tot …. Omnia stuurt er geen e-mail over.
De deadline sessiemateriaal per sessietype in de CFP-instellingen is een andere datum: die vertelt sprekers wanneer ze moeten aanleveren en heeft geen invloed op de toegang voor bezoekers.
Voor bezoekers
Iedereen kan de bestandenlijst van een sessie zien. Om te downloaden meld je je aan. Omnia controleert elke download opnieuw:
- het bestand is beschikbaar en de toegangsdeadline is niet verstreken;
- bij een sessie met vrije inloop: je hebt een geldig ticket voor de dag van die sessie; toegang tot een andere dag is niet genoeg;
- bij een workshop: je hebt een bevestigde reservering voor die workshop; alleen een dagticket is niet genoeg;
- sessies met inloop bij de stand en sessies zonder deelnamewijze bieden geen downloads.
Favorieten, een gekozen tijdstip of aanwezigheid geven geen toegang. Na de deadline zie je dat de toegang tot het materiaal van het evenement is beëindigd.
Bronlinks worden nog niet aan bezoekers getoond: er is in de gecontroleerde revisie geen openbare weergave van (#2023).
Wat dit niet betekent
- Opnames worden niet ondersteund; alleen pdf- en pptx-bestanden worden geaccepteerd.
- De acceptatie van bronlinks voor sprekers en bezoekers staat nog open (#2023).
- Een volledige upload-, scan- en downloadproef met verschillende bezoekerrechten hoort bij de installatieacceptatie.