Rollenmatrix: wie mag wat?

Gebruik deze matrix om verantwoordelijkheden af te spreken én de benodigde toegang te controleren. “Organisator” en “sprekersmanager” zijn functies in je team. Omnia controleert de concrete bevoegdheden per editie; een functietitel zet die niet automatisch aan.

Zo lees je de matrix: iedere kolom staat voor een afzonderlijke bevoegdheid. Ja betekent dat die bevoegdheid de taak toestaat, met de voorwaarden in de laatste kolom. Nee betekent dat je het niet met alleen die bevoegdheid kunt. Eén persoon kan meerdere bevoegdheden combineren. De matrix beschrijft editie-medewerkers; organisatiebrede beheerrechten vormen een aparte laag.

Benodigde bevoegdheden per taak binnen één editie
Taak	Selectiebeheer	Reviewer	Sprekersbeheer	Programmebeheer	Extra voorwaarde
Calls inrichten en publiceren	Ja	Nee	Nee	Nee	Publicatie en het inzendvenster zijn aparte momenten.
Reviewgroepen maken, reviewers toewijzen en inzendingen verplaatsen	Ja	Nee	Nee	Nee	Voor de medewerkerskeuze moet je ook de medewerkerslijst mogen lezen; eigen groepslidmaatschap wijzig je niet zelf.
Een eigen reviewscore opslaan	Nee	Ja	Nee	Nee	Ook groepslidmaatschap nodig; geen eigen/co-ingediende of al besloten inzending.
Andere reviews lezen	Ja	Na eigen score	Nee	Nee	Een selectiebeheerder met een reviewerplek moet ook eerst zelf scoren; eigen inzendingen blijven afgeschermd.
Accepteren, reserve of afwijzen en besluiten vrijgeven	Ja	Nee	Nee	Nee	Een intern besluit informeert nog geen spreker; vrijgeven is een aparte actie.
Het overzicht van deelnamebevestigingen lezen	Ja	Nee	Ja	Nee	Alleen vrijgegeven acceptaties; dit zegt nog niet dat het programma gepubliceerd is.
CFP-deelname namens een spreker bevestigen	Nee	Nee	Ja	Nee	De acceptatie moet eerst vrijgegeven zijn; persoonlijke voorwaarden worden hiermee niet geaccepteerd.
Profielen, profieldeadline en praktische voorbereiding begeleiden	Nee	Nee	Ja	Nee	Lees per onderdeel of de spreker of de organisatie aan zet is.
Sprekersvoorwaarden opstellen en publiceren	Ja	Nee	Nee	Nee	De sprekersmanager stemt de inhoud af; publicatie vraagt selectiebeheer.
Briefing en tijdlijn opslaan en publiceren	Nee	Nee	Ja	Nee	Een opgeslagen concept is nog niet zichtbaar als officiële briefing.
Conceptsessies, planning en programmapublicatie beheren	Nee	Nee	Nee	Ja	CFP-vrijgave en deelnamebevestiging vervangen deze publicatie niet.

Op een smal scherm kun je de matrix horizontaal schuiven. Met het toetsenbord kun je het tabelgebied focussen en met de pijltjestoetsen scrollen.

Welke combinatie past bij ons team?

Een sprekersmanager die alleen de voorbereiding begeleidt: sprekersbeheer. Die persoon volgt deelname, profielen, praktische antwoorden en de briefing op; selectie en uitslagen versturen blijven bij een collega.
Een sprekersmanager die ook de CFP organiseert: sprekersbeheer én selectiebeheer. Wil diegene zelf inhoudelijk scoren, dan zijn ook reviewrecht en toewijzing aan de groep nodig.
Een reviewer: reviewrecht én toewijzing aan de juiste groepen. Geen selectiebeheer nodig om een score te geven.
Een programmaplanner: programmabeheer. Voor CFP-besluiten is daarnaast selectiebeheer nodig; dat volgt niet uit kunnen publiceren in Programme.

Dit zijn voorbeelden voor de taakverdeling, geen automatisch aangemaakte rolbundels. Laat de organisatie-eigenaar de juiste toekenningen vastleggen; team en toegang instellen beschrijft het vervolg.

Welke rechten staan los van deze matrix?

Medewerkers en toegang beheren hoort bij organisatiebreed toegangsbeheer, in de referentieversie voor de organisatie-eigenaar. Iemand kan een editie organiseren zonder de bevoegdheid om anderen rechten te geven. Ook de medewerkerslijst kunnen lezen is een aparte voorwaarde bij reviewertoewijzing.

Vergoedingen en declaraties vragen een afzonderlijke bevoegdheid. Sprekersbeheer geeft niet vanzelf toegang tot bedragen of interne financiële notities.

Editiebeheer, huisstijl, talen, registratie, betalingen en communicatie hebben eigen toegangsgrenzen. Een actieve-talenset is installatiebreed en geldt voor alle edities; laat die wijziging afstemmen met de organisatiebeheerder. Een editiehuisstijl is iets anders dan de huisstijl van de gehele omgeving.

Welke grenzen blijven gelden als ik meerdere rollen heb?

Je beoordeelt geen eigen of mede-ingediende sessie. Selectierechten geven geen toegang tot de reviews of sprekerhistorie van die eigen inzending. Binnen een groep waarin je ook reviewer bent geldt eerst zelf scoren vóór je andere beoordelingen leest. Het wijzigen van je eigen reviewerplek laat je door een bevoegde collega doen.

Namens iemand deelname bevestigen accepteert niet diens persoonlijke voorwaarden en geeft geen toestemming voor bijvoorbeeld live ondertiteling. En ook met alle beheermogelijkheden blijven besluit vrijgeven, deelname bevestigen en programma publiceren aparte handelingen.

Ik zie de bedoelde knop niet

Controleer eerst de editie en de taak. Vergelijk daarna je bevoegdheden met de matrix; bij review ook je groepslidmaatschap en eigen deelname. Een verlopen of ingetrokken toekenning kan toegang beëindigen. Vraag bij ontbrekende rechten de organisatie-eigenaar om de specifieke taak toe te kennen, in plaats van een extra sprekersprofiel of een nieuwe editie aan te maken.

Ga verder met review inrichten, sprekers opvolgen of het programma publiceren.