De voorbereiding van sprekers
Na vrijgegeven acceptatie of een bevoegde directe uitnodiging krijgt de spreker de relevante voorbereiding voor die editie. Die bestaat uit opgeslagen stappen, geen verplicht nieuw formulier voor iedere sessie.
Deze pagina helpt de spreker zijn voorbereiding afronden. Begeleid je sprekers als organisatie? Gebruik dan sprekers begeleiden en opvolgen voor inrichting, werklijst, deadlines, hotelafhandeling en het publiceren van de briefing.
Wat stel je als organisatie in?
De sprekersmanager stemt profieldeadline, praktische vragen en briefing af op de editie, werkt voor de voorwaarden samen met selectiebeheer en voor materiaalafspraken met het programmateam. Activeer alleen vragen die je gaat gebruiken en zorg dat iemand de antwoorden opvolgt.
Voorbeeld: je vraagt hotelnachten uit om kamers te kunnen regelen. De spreker dient een verzoek in; de organisatie handelt het af. Laat de spreker weten wat er is geboekt of afgewezen. Het beantwoorden van de vraag is niet de boeking zelf.
Controleer als spreker: welke stap staat nog open, wat is de bijbehorende deadline en moet jij iets doen of wacht je op de organisatie? Controleer als sprekersmanager: ontbreekt een antwoord, of ontbreekt de broninformatie die je daarvoor nodig hebt?
Deelname en profiel
Controleer eerst of je de deelname nog moet bevestigen. Vul daarna de gevraagde profielonderdelen in: zichtbare naam, biografie en relevante informatie voor je sessie. Telefoonnummer en noodcontact zijn voor de organisatie en horen niet automatisch in je openbare profiel.
De profieldeadline hoort bij de editie. Na die deadline lopen wijzigingen via de sprekersmanager. Een profiel uit een vorige editie betekent niet dat alle praktische gegevens of toestemmingen opnieuw geldig zijn.
Afspraken en praktische vragen
Lees de gepubliceerde voorwaarden en bevestig wat daadwerkelijk op jou van toepassing is. Bij publicatie kiest selectiebeheer of eerdere acceptaties geldig blijven of dat sprekers opnieuw moeten accepteren. Een nieuwe tekst betekent dus niet vanzelf dat je alles opnieuw moet bevestigen.
Beantwoord alleen de vragen die de organisatie voor de editie heeft geactiveerd, bijvoorbeeld hotelnachten, sprekersdiner, aanwezigheidsdagen of shirtmaat. Een niet gegeven antwoord is niet hetzelfde als nee.
Een hotelverzoek is nog geen boeking. De organisatie registreert de afhandeling afzonderlijk als ontvangen, geboekt of afgewezen. Wijzigt het verzoek nadat het is afgehandeld, dan kan nieuwe opvolging nodig zijn.
Briefing en materiaal
Gebruik de gepubliceerde briefing en tijdlijn als officiële informatiebron. Conceptteksten van de organisator zijn niet de briefing voor sprekers. Controleer de revisie bij tegenstrijdige berichten.
Materiaal hoort bij de betreffende sessie en heeft eigen voorwaarden en deadlines. Volg materiaal aanleveren. Een bestand uploaden betekent niet dat het al voor bezoekers beschikbaar is.
Voor de sprekersmanager
De werklijst combineert de relevante voorbereidingsstatussen. Gebruik haar om ontbrekende bevestiging, profielgegevens of praktische antwoorden op te volgen. Houd declaraties en interne notities binnen hun afzonderlijke toegangsgrenzen. Controleer een ontbrekende bron voordat je die als een ontbrekend antwoord behandelt.