Review van sessies inrichten

1. Spreek de werkwijze af

Bepaal welke onderwerpen je aanbiedt, wie de inhoud kan beoordelen, wanneer je reviews nodig hebt en wie de selectie doet. Je kunt beoordelen terwijl de call nog open is. De reviewstreefdatum is een planningsafspraak; zij slaat geen scores op en verstuurt geen uitslagen.

Een review bestaat uit één score van 1 tot 5, van zwak naar sterk, met een optionele toelichting. Je kunt in de referentieversie geen eigen criteria, wegingen, andere schaal of automatische acceptatiedrempel instellen. Spreek de betekenis van de cijfers daarom vooraf met je team af.

Voorbeeld van een teamafspraak: bij 1 ontbreekt een duidelijk voorstel, bij 3 is het onderwerp relevant maar zijn leerdoelen nog onduidelijk, bij 5 zijn doelgroep, leerresultaat en praktijkinhoud overtuigend. Dit is een voorbeeld voor jullie overleg, geen ingebouwde rubric of door Omnia voorgeschreven norm.

2. Maak onderwerpen en hun reviewgroepen

1. Leg de gewenste onderwerpen vast bij de CFP-classificaties. Gebruik termen die zowel sprekers als reviewers begrijpen, bijvoorbeeld Cloud & infrastructuur en Security.
2. Open binnen de editie Call for Papers → Beoordelingsgroepen en kies Beoordelingsgroep toevoegen.
3. Kies het onderwerp waarvoor deze groep beoordeelt en sla op.
4. Herhaal dit voor de onderwerpen die een eigen reviewgroep nodig hebben.

Een onderwerp heeft maximaal één reviewgroep. De naam komt uit het onderwerp; de groep krijgt geen losse tweede naam. Het onderwerp van een bestaande groep verander je niet. Staat een onderwerp niet meer in de keuzelijst, controleer dan of het al een groep heeft.

3. Geef reviewers toegang én een groepslidmaatschap

Laat de organisator of toegangsbeheerder reviewers als medewerkers van de juiste editie inrichten met de bevoegdheid om inhoud te beoordelen. Zonder die bevoegdheid maakt alleen een groepslidmaatschap iemand nog geen reviewer. Andersom geeft alleen reviewrecht geen opdracht voor alle onderwerpen.

Open daarna de groep, kies de actie om beoordelaars te wijzigen, vink de bedoelde medewerkers aan en sla de toewijzing op. Controleer de namenlijst na opslaan. Bij het wijzigen bepalen de aangevinkte personen wie toegewezen blijft; let erop dat je bestaande reviewers niet onbedoeld uitvinkt.

Zelf ook reviewer? Je kunt jezelf in de referentieversie niet aan een groep toevoegen of eruit verwijderen. Laat een andere bevoegde collega jouw groepslidmaatschap regelen. Dit beschermt de regel dat je eerst zelf scoort voordat je andere beoordelingen ziet. Je kunt de toewijzing van andere personen wel beheren zolang je eigen lidmaatschap gelijk blijft.

Geen personen om te kiezen? Controleer de medewerkersrechten én of degene die toewijst de medewerkerslijst mag lezen. Een selectiebeheerder kan groepen beheren zonder automatisch toegang te hebben tot die lijst. Laat de toegangsbeheerder dit oplossen; een groep opnieuw aanmaken herstelt die rechten niet.

4. Controleer hoe voorstellen binnenkomen

Bij insturen is het eerste gekozen onderwerp het hoofdonderwerp. Omnia plaatst het voorstel automatisch in de groep van dat onderwerp. Een voorstel met eerst Cloud en daarna Security komt dus niet automatisch bij beide groepen terecht.

Ontbreekt bij het hoofdonderwerp een groep, dan blijft de inzending zonder reviewgroep. Selectiebeheer kan zulke inzendingen zien in het editiebrede overzicht; een beperkte reviewer ziet alleen de toegewezen groepen. Zorg dat deze voorstellen niet blijven liggen.

Past de inzending beter bij een andere groep? Gebruik het verplaatsmenu bij de inzending in het groepenoverzicht en kies de bedoelde groep. Daarmee stel je een bewuste plaatsing in die voorrang heeft op de automatische indeling. Met de optie om opnieuw het hoofdonderwerp te volgen herstel je de automatische route. Verplaatsen wist eerder gegeven reviews niet en verandert welke reviewers toegang hebben; doe dit om de beoordeling bij de juiste expertise te leggen.

5. Draag een werkende opdracht over

Controleer vóór je reviewers vraagt te beginnen:

• De juiste call en editie zijn ingericht en er is ten minste één echt ingestuurde inzending; concepten tellen niet mee.
• De inzending staat in de bedoelde groep, en die groep heeft reviewers met de juiste editie-rechten.
• De reviewer weet wat de schaal betekent en wanneer het team de beoordeling nodig heeft.
• De reviewer kan de eigen reviewwerklijst bereiken en ziet daar alleen de relevante, nog niet besloten inzendingen.

Klaar wanneer: een toegewezen reviewer een ingediend voorstel van iemand anders kan openen en een eigen beoordeling kan opslaan. Daarna gebruikt de selectiebeheerder de reviews bij de selectie. De inrichting accepteert niets en verstuurt geen uitslag.