Besluiten vrijgeven en deelname bevestigen
Een besluit nemen en een spreker informeren zijn twee handelingen. Daardoor kan het team intern voorbereiden zonder sprekers voortijdig een uitslag te tonen.
-
Selectiebeheerder
Neem het interne besluit
De spreker is nog niet geïnformeerd. De bevestigingstermijn loopt nog niet.
-
Selectiebeheerder
Controleer en geef bewust vrij
De bedoelde uitkomst wordt zichtbaar voor de spreker; gewone besluitberichten worden gestart.
-
Acceptatie
Spreker bevestigt binnen de termijn; primaire bevestiging is het overdrachtspunt naar een conceptsessie.
-
Reserve
Spreker kent de reservestatus. Een latere acceptatie vraagt een nieuw besluit en bewuste vrijgave.
-
Afwijzing
Spreker kent de uitslag. Dit maakt geen bevestigde programmasessie.
Alleen vrijgegeven acceptatie opent de deelnamebevestiging. Daarna volgen controle van de Programme-overdracht en afzonderlijke programmapublicatie.
Lees vooraf hoe je reviews voor selectie gebruikt, inclusief scoretelling, afgeschermde informatie en het effect van een intern besluit op de reviewtaak.
Intern beslissen
Open het selectiebord van de juiste editie. Controleer de inzending en kies accepteren, reserve of afwijzen voor de bedoelde selectie. Controleer de uitkomst per inzending; een bulkactie kan ook geweigerde items teruggeven.
De spreker blijft de eerder vrijgegeven status zien totdat het nieuwe besluit bewust wordt vrijgegeven. De bevestigingstermijn start niet bij een intern acceptatiebesluit.
Bewust vrijgeven
- Controleer dat je selectiebevoegdheid hebt en in de juiste editie werkt.
- Kies de bedoelde reviewgroep of de gehele editie voor vrijgave.
- Lees de aantallen acceptaties, reserves en afwijzingen in de bevestiging.
- Controleer waarschuwingen over inhoud die na de beslissing gewijzigd is.
- Bevestig en controleer de gerapporteerde uitkomst.
Beschikbaarheid: in de referentieversie kun je besluiten pas vrijgeven nadat de call gesloten is. Ook een afzonderlijke verstuurknop per inzending ontbreekt hierin nog. Controleer je geïnstalleerde versie voordat je communicatie tijdens een open call plant.
Technische achtergrond van deze beperking
Versieverschil: CFP-035 staat vrijgeven vóór sluiting toe. De referentiecode van deze handleiding bevat nog een backendcontrole op gesloten calls. PR #2305 adresseert dit verschil. De afzonderlijke knop voor één inzending uit PR #2324 is evenmin onderdeel van deze referentieversie. Controleer je geïnstalleerde versie; de screenshots beloven deze openstaande wijzigingen niet.
Een latere inzending of later genomen besluit hoort niet automatisch mee te gaan met een eerdere vrijgave. Daarvoor is opnieuw een bewuste actie nodig.
Wie volgt bevestigingen op?
Selectiebeheer en sprekersbeheer kunnen het overzicht van vrijgegeven acceptaties lezen. Namens een spreker bevestigen vraagt sprekersbeheer; alleen mogen besluiten of vrijgeven is niet voldoende. Gebruik die actie voor werkelijk afgesproken deelname, niet om openstaande vragen administratief weg te werken.
Primaire bevestiging en co-sprekerbevestiging zijn verschillende deelnames. Een co-sprekeruitnodiging aannemen bevestigt die persoon, niet de hele sessie namens de primaire spreker. Persoonlijke voorwaarden en toestemmingen blijven eigen stappen.
Een verstreken bevestigingsdeadline maakt een deelname te laat, maar trekt de acceptatie niet automatisch in en kiest geen reserve. Volg op met de spreker en stem de volgende actie af met het selectieteam. De werklijst zelf verstuurt geen herinneringen. Lees de dagelijkse opvolgroute voor de aanpak.
De spreker bevestigt
Bij vrijgegeven acceptatie krijgt de spreker de bevestigings- en onboardingroute. De bevestigingsdeadline komt uit het ingestelde aantal dagen na de daadwerkelijke vrijgave. Een organisator kan geen interne, nog niet vrijgegeven acceptatie geldig als deelname bevestigen.
Primaire bevestiging start de overdracht naar één gekoppelde conceptsessie in Programme. Controleer zowel de bevestiging als de programma-invoer; dit publiceert nog geen rooster.