Het team en de toegangsrechten

Begin bij de taakverdeling

Gebruik de rollenmatrix om vast te leggen wie calls en besluiten beheert, wie reviewt, wie sprekers begeleidt en wie het programma publiceert. Een collega kan meerdere taken hebben; ken dan de benodigde bevoegdheden afzonderlijk toe.

De organisatie-eigenaar beheert in de referentieversie de medewerkersrechten. Een eventorganisator of organisatiebeheerder is niet automatisch die eigenaar. Ontbreekt het medewerkersbeheer, vraag de organisatie-eigenaar om hulp in plaats van ervan uit te gaan dat je alle rechten zelf kunt geven.

Rollen verdelen

• Selectiebeheer: calls inrichten, besluiten nemen en vrijgeven.
• Reviewer: alleen toegewezen reviewgroepen beoordelen; scores zijn advies.
• Sprekersbeheer: profielen en praktische voorbereiding begeleiden binnen de toegestane scope.
• Vergoedingen: afzonderlijke toegang tot afspraken en declaraties.
• Programmabeheer: concepten en planning uitwerken binnen de eigen rechten.

De organisatie-eigenaar en beheerder hebben een andere verantwoordelijkheid dan een medewerker met een editiegebonden toekenning. Gebruik het rollenoverzicht als vertrekpunt, niet als reden om iedereen beheerder te maken.

Medewerkers instellen

Laat de organisatie-eigenaar de team-/medewerkerspagina van de juiste editie openen, de juiste bestaande persoon selecteren en de benodigde mogelijkheden toekennen. Controleer eventuele einddatum en of de toekenning actief is. Laat de collega daarna met het eigen account de bedoelde taak proberen; deel daarvoor geen beheerdersaccount.

Een toekenning op een andere editie is geen toegang tot deze editie. Nieuwe medewerkers komen niet vanzelf mee wanneer je instellingen van een vorige editie kopieert. Plan dus ook bij een jaarlijkse herhaling de toegang opnieuw in.

Reviewgroeptoewijzing bepaalt daarnaast welke inzendingen een reviewer krijgt. Selectiebeheerders kunnen zichzelf niet zelfstandig in een reviewgroep zetten; laat een bevoegde collega of organisatiebeheerder de samenstelling vastleggen.

Eigen inzendingen

Een spreker of co-spreker ziet de beoordelingen van de eigen inzending niet. Selectiebevoegdheid kan wel toestaan dat diegene een besluit over de eigen inzending neemt. Dit maakt die persoon geen reviewer van de eigen sessie.

Wanneer je een functie niet ziet: controleer editie, recht en groepsindeling. Een geweigerde pagina kan met opzet als niet-bestaand antwoorden om gegevens af te schermen.