De proceskaart
Een evenement heeft meerdere reizen die elkaar raken. De organisator maakt de basis, de spreker levert inhoud en het programmateam maakt die inhoud geschikt voor bezoekers. Registratie en praktische voorbereiding kunnen ondertussen al lopen.
-
Organisator
Leg de basis vast
Editie, team, talen, dagen en locatie geven alle processen hun context.
-
CFP-team
Verzamel en selecteer voorstellen
Een review adviseert; een selectiebeheerder neemt het interne besluit.
-
Sprekersmanager
Geef besluiten bewust vrij
Pas nu krijgt de spreker de uitslag en begint bij acceptatie de bevestigingstermijn.
-
Spreker
Bevestig en bereid je voor
De primaire bevestiging is het overdrachtspunt naar een conceptsessie in Programme.
-
Programmaplanner
Plan en publiceer
Bezoekers zien de gepubliceerde revisies; conceptwijzigingen blijven intern.
-
Evenementteam
Voer uit en rond af
Registratie loopt daarnaast. Volg na afloop administratie en privacy afzonderlijk op.
Dit is de functionele route. De automatische overdracht naar Programme is samengevoegd in de gecontroleerde revisie; voor deze handleiding is zij nog niet in de browser doorlopen.
Wat kan tegelijk, wat moet eerst?
De publieke editie, de call, besluiten en het programma hebben elk hun eigen publicatie- of vrijgavemoment. De call hoeft niet te wachten tot je hele rooster af is. Je kunt praktische voorbereiding uitwerken terwijl de selectie nog loopt. Een spreker krijgt alleen de gepubliceerde briefing te zien.
Voor deelname moet een acceptatie eerst worden vrijgegeven en daarna bevestigd. Controleer die bevestiging voordat je een ontbrekende conceptsessie onderzoekt. Voor publieke zichtbaarheid moet het programmateam de bedoelde revisie publiceren: opslaan is daarvoor niet genoeg.
Houd vier overdrachten in de gaten
- Review naar selectie: reviewers geven advies. Een bevoegde selectiebeheerder besluit. Een hoge score verstuurt geen acceptatie.
- Selectie naar spreker: vrijgeven maakt de uitslag zichtbaar en start bij acceptatie de bevestigingstermijn. Een later besluit heeft een nieuwe vrijgave nodig.
- Spreker naar Programme: controleer primaire bevestiging en de gekoppelde conceptsessie. Maak bij vertraging niet direct een duplicaat aan.
- Programme naar bezoeker: controleer het openbare programma na publicatie, inclusief dag, tijd, zaal en deelnemers.
Kies de verantwoordelijkheid die je vandaag hebt
Volg de organisatiereis, sprekersmanagementreis of sprekersreis. Eén persoon kan meerdere rollen hebben; de benodigde bevoegdheid en het effect van de handeling blijven afzonderlijk gelden.
Voor ticketverkoop loopt een eigen keten van koper naar deelnemer en toegangsrecht. Lees hoe registratie aansluit. Na het evenement betekent archiveren niet dat persoonsgegevens zijn gewist; privacy en afronding hebben een eigen vervolg.