Sprekers begeleiden en opvolgen

1. Richt de voorbereiding in voordat je haar verwacht

Stem de benodigde sprekersvoorwaarden af met de selectiebeheerder, die ze opstelt en publiceert. Stel met sprekersbeheer de profieldeadline, praktische vragen en briefing met tijdlijn in. Spreek met het programmateam de materiaalafspraken af. Kies alleen praktische vragen waarvan iemand de antwoorden daadwerkelijk gaat gebruiken.

De standaardvragen kunnen per editie aan of uit: hotel, sprekersdiner, aanwezigheidsdagen en shirtmaat. Aanvullende uitvraag heeft een eigen formulier. Een antwoord uit een vorige editie geldt niet automatisch voor deze editie. Een uitgeschakelde vraag hoeft de spreker niet te beantwoorden; herinner niet aan gegevens die je niet hebt gevraagd.

Controle: is de juiste editie geselecteerd, zijn de officiële teksten gepubliceerd en is duidelijk wie hotelverzoeken en financiële vragen afhandelt? Alleen opslaan van de briefing is nog geen publicatie.

2. Begin dagelijks bij de sprekerswerklijst

Open Call for Papers → Sprekers. Bekijk eerst wie aandacht van de organisatie vraagt, daarna wie nog op de spreker wacht. Open het betreffende profiel en lees de onderdelen afzonderlijk; een totaalstatus vertelt niet welke actie nodig is.

• Heeft je nodig: bijvoorbeeld een verlopen bevestigingstermijn, een hotelverzoek dat opvolging vraagt of een declaratie die nog beoordeeld moet worden. Lees het onderdeel om de juiste eigenaar te bepalen.
• Wacht op spreker: er staat nog een gevraagde bevestiging of voorbereiding open. Controleer de deadline voordat je contact opneemt.
• Klaar: er volgt uit de ingelezen onderdelen geen actie voor nu. Dat bewijst niet dat niet-zichtbare gegevens, alle praktische antwoorden of een hotelboeking inhoudelijk zijn gecontroleerd.
• Geen actieve sessie: controleer de deelnamekoppeling. Een los sprekersprofiel is nog geen geaccepteerde of bevestigde deelname. Dit is geen opdracht om opnieuw dezelfde spreker toe te voegen.

Praktische gegevens kunnen als beantwoord gelden zodra er antwoorden zijn opgeslagen; lees ze om te controleren of alles wat je nodig hebt werkelijk is ingevuld. Niet beschikbare gegevens zijn iets anders dan ontbrekende antwoorden. Een niet-zichtbare declaratie betekent evenmin dat er geen declaratie bestaat: controleer eerst je vergoedingsrechten.

3. Gebruik de juiste deadline voor de juiste taak

Callsluiting: gaat over nieuwe insturingen en de normale wijzigingsperiode van voorstellen. Dit is niet de deadline waarop een geaccepteerde spreker moet bevestigen.

Deelnamebevestiging: de termijn wordt per call ingesteld en begint bij het vrijgeven van een acceptatie. Lees de feitelijke bevestigingsdeadline per deelname. Een co-sprekeruitnodiging is een eigen deelname; gebruik daarvoor niet automatisch de primaire deadline.

Profieldeadline: hoort bij de editie en begrenst de eigen profielwijzigingen van sprekers. Na de deadline loopt een correctie via de sprekersmanager.

Materiaaldeadline: controleer afzonderlijk bij de materiaalroute van Programme. De bevestiging van deelname stelt niet automatisch materiaal beschikbaar.

De editie-tijdzone is leidend voor het lezen van datums en tijden. Een verstreken bevestigingsdeadline vraagt opvolging; de sessie vervalt niet automatisch en er wordt niet automatisch een reservevoorstel geaccepteerd. Bespreek uitstel of vervanging met de bevoegde collega en controleer welke actie jouw versie ondersteunt.

4. Volg gericht op, zonder automatische verzending te veronderstellen

Controleer vóór contact of de gevraagde actie nog openstaat en of de spreker niet op de organisatie wacht. Noem bijvoorbeeld “je primaire deelname bevestigen vóór de getoonde deadline”, in plaats van alleen “rond alles af”.

De werklijst verstuurt in de referentieversie zelf geen herinneringen. Een e-mailadres kopiëren verstuurt geen bericht. Gebruik het afgesproken communicatiekanaal en ga pas uit van automatische herinneringen als die functie in jouw installatie is vastgesteld. De gewone besluitberichten na vrijgave zijn een ander proces.

Namens de spreker bevestigen: sprekersbeheer mag een vrijgegeven acceptatie namens de primaire spreker bevestigen via de bevestigingsroute. Controleer persoon, sessie en daadwerkelijk afgesproken deelname; het is een deelnamehandeling, geen manier om een ontbrekende reactie weg te werken. Selectiebeheer alleen is hiervoor niet voldoende. Deze actie accepteert niet de persoonlijke voorwaarden of toestemmingen van de spreker.

5. Handel hotelverzoeken af buiten én binnen Omnia

Een antwoord met gewenste hotelnachten is een verzoek. Bekijk de concrete nachten, regel de boeking buiten Omnia en leg daarna de afhandeling vast als ontvangen, geboekt of afgewezen. Voeg waar van toepassing hotelnaam en bevestiging toe; de spreker kan de vastgelegde afhandeling zien.

Ontvangen is nog geen kamerreservering. Controleer na een wijziging van het verzoek of de eerdere boeking nog past en volg die zo nodig opnieuw op. Maak geen tweede los statusstelsel naast de bestaande afhandeling.

6. Houd de briefing actueel

Bewerk de briefing en tijdlijn als concept. Controleer datums, aankomstinstructies, contactgegevens en de tekst in de standaardtaal; publicatie vereist ook de standaardtaaltekst voor de tijdlijnonderdelen. Sla op en publiceer daarna bewust. Controleer de gepubliceerde revisie die sprekers mogen lezen.

Verander je later de concepttekst, dan blijft de eerdere gepubliceerde briefing gelden tot een volgende publicatie. Een briefingwijziging is niet vanzelf een wijziging van het openbare sessierooster of bewijs dat iedere spreker een bericht heeft ontvangen. Laat sprekers verwijzen naar de officiële versie en stem gerichte communicatie apart af.

7. Controleer de overdracht en sluit de actie af

Na vrijgegeven acceptatie en primaire bevestiging controleer je de gekoppelde conceptsessie in Programme. Onderzoek een ontbrekende sessie voordat iemand een duplicaat aanmaakt. De pagina Bevestigingen toont of de programmasessie nog wordt aangemaakt of al gekoppeld is.

Na overdracht is de Programme-sessie de basis voor verdere inhoud en publicatie. Stem een titelcorrectie, sprekeruitval of zaalwijziging af met het programmateam. Klaar met deze opvolgactie betekent dat de concrete wijziging is opgeslagen, de actuele status klopt en de volgende eigenaar weet wat nog moet gebeuren. Het betekent niet dat je daarmee ook het publieke programma hebt gepubliceerd.