Een Call for Papers inrichten
Een call bepaalt welke sessievoorstellen je zoekt, wanneer mensen kunnen insturen en welke keuzes daarbij beschikbaar zijn. Richt eerst de gedeelde classificaties van de editie in.
Begin bij de gewenste sprekersreis
Wie: de organisator of bevoegde sprekersmanager. Doel: de juiste mensen kunnen een passend voorstel indienen, waarna het team het gericht kan beoordelen.
- Publiek of alleen op uitnodiging: bepaalt hoe sprekers toegang tot de call krijgen; het is geen keuze over de kwaliteit van hun voorstel.
- Zichtbaar-vanaf, openen en sluiten: vindbaar zijn en mogen insturen zijn verschillende momenten. Controleer ze in de editie-tijdzone.
- Sessietype en lengte: sturen wat een spreker kan aanbieden en wat je later moet kunnen plannen. Spreek de keuzes eerst af met het programmateam.
- Primair onderwerp: stuurt de automatische reviewgroep; organiseer daarbij passende reviewers.
- Deelnameplafond: begrenst deelname, ook als co-spreker. Leg de grens begrijpelijk uit in de call.
- Bevestigingstermijn: het aantal dagen begint bij vrijgegeven acceptatie. Kies een haalbare reactietijd; de reviewstreefdatum verstuurt niets.
Klaar wanneer: een spreker de bedoelde keuzes ziet en een geldig voorstel kan insturen. Daarna is het reviewteam aan zet; niet de publicatie van het programma.
De volgende stap is de review organiseren: groepen en rechten zijn een afzonderlijke inrichting naast de call.
Classificaties vastleggen
Maak sessietypen, lengtes, presentatietalen, niveaus, formats en onderwerpen aan waar je ze nodig hebt. Een lengte heeft expliciete minuten. Een taalwaarde kan gekoppeld worden aan een installatietaal. Het label alleen is geen technische instelling.
De eerste gekozen topic van een inzending is het primaire onderwerp en bepaalt de automatische reviewgroep. Een type kan een maximum aantal co-sprekers en materiaalverplichting hebben. Een gepensioneerde waarde blijft op bestaande inzendingen herkenbaar maar wordt niet opnieuw aangeboden.
De call maken
- Open Call for Papers → Calls en kies een nieuwe call.
- Geef de call een naam en omschrijving in de vereiste talen. Leg uit welke doelgroep, inhoud en praktische voorbeelden je zoekt.
- Kies publieke zichtbaarheid of alleen uitnodigingen.
- Vul zichtbaar-vanaf, opening en sluiting in zoals van toepassing. Controleer de editie-tijdzone.
- Kies welke sessietypen en lengtes deze call accepteert.
- Stel zo nodig een deelnameplafond in en het aantal dagen voor bevestiging na vrijgegeven acceptatie.
- Sla op, controleer de gegevens en publiceer de call bewust.
Controleren als spreker
Open de publieke editie als bezoeker en controleer of de call op het bedoelde moment vindbaar is. Een openbare call hoort bij een gepubliceerde editie. Test één concept en insturing met een toegestaan type, duur en taal.
Deadlines begrijpen
De reviewstreefdatum is informatief. Zij geeft geen besluiten automatisch vrij. Een eenmaal geopende call heeft beperkingen op datumwijzigingen; ga er niet van uit dat je het inzendvenster altijd kunt vervroegen.
Selectie en vrijgave zijn aparte handelingen. Lees besluiten en bevestiging voor de actuele beperking rond vrijgeven vóór sluiting.