Berichten en officiële informatie
Gebruik officiële inhoud voor wat deelnemers en sprekers moeten weten. Een concept, een gepubliceerde tekst, een klaargezet bericht en een afgeleverd bericht zijn verschillende toestanden.
Informatie voorbereiden
Open de editie-informatie en schrijf de tekst in de relevante talen. Controleer links, tijden, adressen en de doelgroep. Publiceer bewust en controleer daarna de lezersweergave.
Voor sprekers gebruik je daarnaast de eigen briefing en voorbereiding. De gepubliceerde briefing heeft een revisie en een tijdlijn; interne concepttekst is nog geen officiële briefing.
Bepaal eerst wat je wilt bereiken
Officiële informatie bijwerken: pas de juiste bron aan, bijvoorbeeld de briefing of editie-informatie, en publiceer de bedoelde versie. Iemand op een actie wijzen: controleer wat nog openstaat en benader alleen de betreffende persoon via het afgesproken kanaal. Een CFP-uitslag versturen: laat selectiebeheer het besluit bewust vrijgeven.
Deze handelingen vervangen elkaar niet. Een e-mailadres kopiëren verstuurt niets. Een gepubliceerde briefing bewijst niet dat iedereen een bericht heeft ontvangen, en een ingepland bericht bewijst nog geen aflevering. Gebruik bij sprekers de opvolgroute om te bepalen wie aan zet is.
Automatische berichten
Statuswijzigingen kunnen een bericht opleveren volgens de betreffende module. Bij CFP beginnen besluitberichten pas bij vrijgave, niet wanneer het team intern op accepteren klikt.
De worker verwerkt verzending. Bij een fout of onzekere uitkomst controleer je eerst de werkelijke verzendstatus. Een nieuwe poging mag niet onbedoeld hetzelfde automatische bericht dubbel bezorgen.
Verificatie van een installatie
Test afzender, antwoordadres waar van toepassing, taal, opmaak en publieke portal-links. Lokale Mailpit vangt testberichten op; een succesvolle lokale opvang bewijst geen aflevering via je productieprovider.
Een intern bericht of een notitie kan andere lezers hebben dan communicatie naar de spreker. Controleer ontvangers en doel voordat je tekst overneemt of exporteert. Het instellen van SMTP geeft een gebruiker op zichzelf geen communicatiebevoegdheid.