Ik organiseer een evenement

Wat moet eerst, wat kan parallel?

Begin met de juiste editie, datums, tijdzone, beschrijvingen en toegang voor de verantwoordelijke collega’s. Gebruik de stappen hieronder als werkvolgorde, niet als één grote publicatievoorwaarde: een call kan open zijn terwijl het rooster nog in voorbereiding is. Alle zalen of ticketproducten hoeven niet al gereed te zijn om inhoud te verzamelen.

Richt CFP en reviews, registratie en sprekersvoorbereiding daarna in de passende werkstromen in. Rond vóór ieder publiek moment de controles af die bij die stroom horen.

1. Maak één gezamenlijke basis

Maak de editie aan en controleer de publieke verwijzing, kalenderdatums en tijdzone. Kopieer desgewenst instellingen van een vorige editie; inzendingen, personen en orders gaan niet mee. Geef teamleden passende toegang: wie beheert de editie, wie selecteert sprekers en wie plant het programma?

Stel talen en huisstijl in voordat teksten breed worden geschreven. Beschrijvingen zijn per actieve taal nodig; de editienaam blijft gedeeld. Werk daarna dagen, locaties en zaalindelingen uit. Een editie-datum is nog geen geplande sessie.

Controleer het resultaat: het team werkt in dezelfde editie. Publiceer de editie pas als de openbare beschrijving klopt en bekijk haar daarna als bezoeker.

2. Spreek af welke inhoud je zoekt

Bepaal met de sprekersmanager de doelgroep, sessietypen, duur en presentatietalen. Deze keuzes begrenzen wat sprekers kunnen indienen en wat je later kunt programmeren. Een primair onderwerp helpt inzendingen bij de juiste reviewgroep terecht te komen.

Laat een collega met selectiebeheer de call inrichten, de reviews organiseren en de planning voor selectie en communicatie afstemmen. Dat kan dezelfde persoon zijn als de sprekersmanager, mits die ook deze extra bevoegdheid heeft. Een reviewstreefdatum is een afspraak, geen automatische vrijgave. Spreek ook af wie een besluit mag versturen: daarmee ontstaat een concrete verwachting bij de spreker.

Overdracht: het selectieteam behandelt inzendingen en besluiten. De sprekersmanager volgt daarna vrijgegeven deelname en voorbereiding op. Jij bewaakt of de inhoud past bij het evenement. Leg vast wie handelt bij een uitblijvende reactie; de titel “organisator” kent zelf geen extra rechten toe. Gebruik de rollenmatrix voor de taakverdeling.

3. Maak beloftes aan sprekers en bezoekers uitvoerbaar

Na vrijgegeven acceptatie bevestigt de primaire spreker de deelname. Omnia draagt het voorstel dan over aan Programme en maakt één gekoppelde, privé conceptsessie; het sprekerportaal toont wanneer dat klaar is. Laat het programmateam die sessie uitwerken in plaats van een nieuwe te maken. Zie sessies en de CFP-overdracht.

Het programmateam plant en publiceert de bedoelde revisies, met de vraag als signaal. Conceptwijzigingen veranderen niet vanzelf het openbare programma, en Omnia verstuurt nog geen meldingen over programmawijzigingen. Stem daarnaast tickettypen, betalingen, benodigde vragen en bezoekersinformatie af. Een koper is niet noodzakelijk de deelnemer die bij de ingang verschijnt. Werk je met sponsors, lees dan ook sponsorteams en het sponsorportal; controleer de beschikbare onderdelen voordat je een complete sponsorroute belooft.

Controleer het resultaat: bekijk de publieke editie en het programma vanuit een bezoekerscontext. Laat een proefregistratie uitvoeren voordat verkoop opent; de volledige checkout is nog niet in deze documentatieronde geverifieerd.

Vier momenten waarop je iets zichtbaar maakt

1. Editie publiceren: bezoekers kunnen de openbare evenementinformatie vinden. Controleer de omschrijving in alle actieve talen. Dit opent of publiceert niet vanzelf alle andere onderdelen.
2. Call publiceren: de call wordt vindbaar volgens de zichtbaarheid en ingestelde momenten. Controleer apart wanneer insturen mag; zichtbaar zijn is niet hetzelfde als open zijn.
3. Besluiten vrijgeven: de spreker krijgt de bedoelde uitslag. Bij acceptatie begint de bevestigingstermijn. Je publiceert hiermee geen programma.
4. Programma publiceren: bezoekers zien de geselecteerde programmaversies. Controleer de openbare sessie en het rooster, inclusief tijd, zaal en deelnemers.

Lees editiepublicatie, call-inrichting, besluitvrijgave en programmapublicatie bij de betreffende stap. Controleer de publieke uitkomst in een apart browservenster; de beheerweergave kan nog conceptinformatie tonen.

4. Bereid de evenementdag en uitzonderingen voor

Spreek af wie een uitgevallen spreker, zaalwissel of registratieprobleem opvangt. Een zaalwijziging moet in de juiste gepubliceerde revisie terechtkomen en betrokkenen moeten de juiste informatie krijgen. Lees check-in en balie en ondersteuning op locatie voor de beschikbare onderdelen en beperkingen.

5. Rond bewust af

Volg feedback, financiële administratie en privacy op volgens de mogelijkheden van je versie. Archiveren ruimt de editie op in het dagelijkse werk; het wist geen persoonsgegevens en vervangt geen bewaartermijn. Wijs voor ieder restant een eigenaar aan.